Come redigere una convenzione di negoziazione assistita

Uno degli aspetti più interessanti delle interazioni sociali che quotidianamente intratteniamo con le persone che ci circondano risiede nel fatto che ogni scambio comunicativo va al di là della semplice trasmissione di un messaggio. Anche quando chiediamo l’ora a qualcuno per strada scegliamo un tono, un modo, l’espressione facciale che riteniamo più adatta, sfruttando competenze comportamentali che ci permettono di comunicare più di quanto stiamo dicendo letteralmente. Insomma, nessuna comunicazione è neutra.Attraverso le parole, i gesti, i movimenti, il tono ecc. diciamo qualcosa anche sul tipo di relazione che vogliamo o vorremmo instaurare con il nostro interlocutore, su come ci vediamo rispetto all’altro, su come vogliamo o vorremmo che l’altro ci veda. Utilizziamo le interazioni per stabilire, confermare e smentire i rapporti che intratteniamo con gli altri.

Il meta-verbale ha dunque una funzione relazionale: ci permette di veicolare informazioni sulla comunicazione in atto, sui significati che intendiamo trasmettere, e ha un’importanza fondamentale soprattutto quando interagiamo nelle situazioni conflittuali, perché le informazioni che veicoliamo attraverso questa funzione relazionale riguardano la “faccia”, l’immagine dell’emittente, del destinatario e i loro rapporti di forza. Spesso in un conflitto ciò che è rilevante nel processo di comunicazione non è tanto la condivisione di contenuti quanto la relazione che si instaura tra i litiganti, espressa attraverso interazioni non verbali con cui i litiganti definiscono chi “vince” e chi “perde”, chi invade il territorio dell’altro, chi recede e così via. Qualsiasi approccio alla gestione del contenzioso non può dunque prescindere da come le parti scelgono di interagire tra loro.

Consideriamo anche questo aspetto: che si tratti di una negoziazione o di un contenzioso, sedersi ad un tavolo con la propria controparte significa stabilire già una prima elementare relazione. Infatti, nel riconoscere nell’altro un interlocutore con cui (eventualmente) dialogare, le parti assumono implicitamente un impegno, per quanto minimo e non vincolante: accettano di interagire l’uno con l’altro. Anche se non si ha alcuna volontà o interesse per la risoluzione del contenzioso, una situazione del genere, se gestita nel modo corretto, può diventare un’occasione costruttiva di confronto .

Sembra opportuno allora cercare un modo per stabilire quali saranno i principi meta-verbali che si vogliono tenere presenti e ai quali ci si vuole attenere durante tutto il negoziato, per evitare che l’incontro si trasformi, banalmente, in uno scontro. Stabilire regole di questo tipo tra le parti (e i loro avvocati), come ad esempio l’impegnarsi a rispettare il proprio turno per intervenire o evitare di interrompere il proprio interlocutore quando parla, può rivelarsi un buon modo per creare un contesto che faciliti un’interazione amichevole, impedendo che le parti cadano nelle trappole conflittuali dell’interazione.
Prima di dare avvio al negoziato vero e proprio bisognerebbe cercare di individuare i principi ai quali ci si vuole attenere durante tutta la negoziazione.

Potremmo pensare a queste forme di impegni preliminari come una sorta di “meta-accordo”, perché precedono la vera e propria dinamica negoziale circoscrivendo lo spazio delle interazioni ammesse. Un caso esemplare di regolamentazione delle interazioni a monte della risoluzione della controversia è il decreto legge 132/14, dove si dispone che con la sottoscrizione della convenzione di negoziazione le parti“convengono di cooperare in buona fede e con lealtà per risolvere in via amichevole una controversia vertente su diritti disponibili”.

Con il laboratorio svolto il 25 novembre abbiamo cercato di capire come dare concretezza ad un accordo preliminare come quello previsto dal D.L. 132/14, per individuare delle buone prassi che siano realmente in grado di creare le condizioni per un confronto quanto più amichevole e costruttivo possibile. Per esercitarci abbiamo svolto una simulazione basata proprio sulla stesura di una Convenzione di Negoziazione così come definita dal D.L. cercando però di mettere in luce, oltre agli aspetti procedurali, la componente trasversale e relazionale del conflitto in essere.

Il caso utilizzato come riferimento per la stesura della convenzione si è basato su un tipico contenzioso condominiale, sorto in seguito ad alcuni lavori fatti nell’appartamento dell’inquilino al piano superiore (chiamiamolo A) che hanno danneggiato il condomino al piano inferiore (B) a causa di alcune inadempienze. Si cerca di risolvere il contenzioso in sede di mediazione, ma le due parti non sembrano essere disposte a collaborare. B rifiuta di presentarsi e delega il proprio avvocato, A non consegna i documenti richiesti per valutare l’esecuzione dei lavori, inoltre, nei precedenti incontri con il mediatore, le parti e i loro avvocati si sono ripetutamente interrotte l’un l’altra, rendendo impossibile qualsiasi confronto costruttivo.

Per redigere la convenzione abbiamo utilizzato uno strumento di facilitazione: la Carta dei Principi. La funzione della Carta è quella di aiutare i litiganti a muoversi all’interno del conflitto, stabilendo un insieme di ‘regole’ Questo strumento permette di individuare le condizioni che possono contribuire a creare un’interazione costruttiva, partendo da una sintesi degli elementi che costituiscono il conflitto specifico e le sue problematiche. L’idea di fondo è che occorre partire dagli aspetti e dalle problematiche realmente vissute e patite dalle parti per poter creare un accordo preliminare sulle modalità con cui affrontare il negoziato.

La mappa si divide in due colonne, il passato ed il futuro. Il passato rappresenta il ‘ring del conflitto’, all’interno del quale si trovano gli ostacoli relazionali che impediscono alle parti di pervenire ad un accordo. Il futuro invece è lo spazio per l’accordo, costruito dai litiganti una volta assunto l’impegno di rispettare le condizioni da essi stessi poste per evitare di ricadere nel conflitto. Mentre la colonna riferita al passato serve ad acquisire consapevolezza degli elementi che ostacolano la risoluzione del problema, il futuro declina questi aspetti in una prospettiva orientata all’accordo, trasformandoli in strumenti di supporto alla ricomposizione della disputa.
Ad esempio, se negli incontri precedenti si è riscontrato un atteggiamento eccessivamente prevaricatore in una delle due parti, si può introdurre nella convenzione anche l’impegno a rispettare una turnazione nel discorso, stabilendo un tempo limitato per ogni intervento. È importante sottolineare come, nella stesura della convenzione, gli avvocati hanno il compito di contribuire in modo attivo e determinante nell’individuare le condizioni che possono agevolare il proprio cliente nel sostenere un incontro utile e costruttivo.

Ecco un esempio di come è stata utilizzata la mappa:

Ogni gruppo ha arricchito il tema proponendo difficoltà riscontrate in esperienze analoghe incontrate in sedute di mediazione o in incontri stragiudiziali. Alla fine della simulazione i contributi di ciascun gruppo sono stati raccolti in un piccolo formulario di buone prassi, da utilizzare nella stesura della Convenzione di Negoziazione che si riporta di seguito:

A) Utilizzare un linguaggio rispettoso, privo di riferimenti offensivi, lesivi delle persone (dignità e decoro) e/o sconvenienti;
B) Scandire e rispettare i turni: impegnarsi ad ascoltare senza interrompere, con un tempo specifico concordato e uguale per tutti – evitare di parlarsi addosso;

C) Dal diritto di parola al diritto di essere ascoltati – necessità di poter esplicitare le motivazioni sottese alle richieste;

D) Impegno a individuare i fatti oggettivi che hanno originato la controversia, ricostruendoli cercando di essere quanto più oggettivi possibile;

F) Impegno a partecipare personalmente e attivamente agli incontri di mediazione. Cercare di trovare mezzi alternativi, come l’uso di piattaforme ODR o software come Skype, qualora fosse impossibile essere presenti all’incontro (con tutte le penalità delle stesse);

G) Documentazione e corrispondenza: impegno a mettere a disposizione tutte le informazioni e gli eventuali documenti relativi alla controversia, senza riserva alcuna e a semplice richiesta – limitare la corrispondenza solo per risolvere le questioni documentali;

H) Riservatezza: obbligo esteso a tutti coloro che partecipano al tavolo negoziale (interna ed esterna);

I) Risorse: le parti si impegnano a mettere a disposizione risorse fino ad un max. cadauno per non sbilanciare l’eventuale ricorso a strumenti esplorativi;

L) Proposte: impegno a formulare più proposte per la soluzione (uso del brainstorming), offrendo anche soluzioni diverse rispetto all’oggetto della controversia;

M) Le parti si impegnano a non rivendicare le posizioni iniziali per trovare soluzioni integrative;

N) Accordo: l’accordo eventualmente raggiungo sarà mantenuto riservato, salvo inadempimento.

Ecco qui due esempi di come può essere redatta una convenzione di negoziazione assistita che metta in luce i princìpi in base ai quali si vuole negoziare, ancora prima dei contenuti stabiliti dalla legge.

CARTA DEI PRINCIPI N.1

Premessa: le parti e gli avvocati delle stesse aderiscono ai suddetti princìpi, che intendono rispettare come condizioni per il negoziato, firmando per autentica e in condivisione tale carta dei princìpi e impegnandosi a:

Partecipare personalmente agli incontri, attivamente e in autodeterminazione. Se si decide di fare uso di piattaforme virtuali (skype, conference call, ecc.), ci si assume il rischio di non riuscire ad ottenere i risultati che possono essere conseguiti solo e unicamente attraverso incontri diretti e personali tra le parti;
Scegliere il posto più idoneo dove incontrarsi;
Utilizzare un linguaggio rispettoso, privo di termini offensivi e/o lesivi della dignità e decoro delle persone;
Ascoltarsi senza interrompersi, con un tempo specifico concordato e uguale per tutti (rispetto dei turni di parola);
Individuare i fatti oggettivi che hanno originato la controversia, condivisi tra le parti;
Esplicitare le motivazioni alla base delle richieste;
Mettere a disposizione documenti, informazioni o elementi comunque ritenuti utili a chiarire i termini della controversia, in possesso delle parti, senza riserva alcuna e a semplice richiesta. L’eventuale scambio di corrispondenza verrà limitato a risolvere le questioni documentali;
Mettere a disposizione risorse (perizie, consulenti esterni, ecc.) fino a un massimo di euro…per ciascuna parte;
Non fare prevalere le posizioni iniziali cercando di trovare soluzioni integrative. A tal fine si impegnano a formulare proposte, usando la massima creatività, al fine di offrire anche soluzioni diverse rispetto alle richieste iniziali;
Tenere riservato tutto ciò che emergerà nel negoziato;
Tenere riservato l’accordo raggiunto, salvo inadempimento;
Chiamare un mediatore, come terzo neutrale, per facilitare il negoziato.

CARTA DEI PRINCIPI N.2

Il signore…nato a…residente in…codice fiscale…

la signora… nata a…residente in…codice fiscale…
premesso che

si sono sposati in regime di comunione dei beni nel… Che il giorno…è stata costituita la Società… Che il giorno…vi è stata una cessione di quota della Società…al Sig…che risulta quindi proprietario del 49% delle quote societarie. Che è volontà delle parti procedere ad una separazione consensuale,

con questa scrittura si stabiliscono i criteri in base ai quali procedere, ovvero:

Le parti si impegnano per il reciproco interesse a concentrare tutte le loro energie nella realizzazione di accordi di mutuo soddisfacimento cercando di non disperdersi in rancori o risentimenti, che appartengono al passato, ma di guardare al futuro;
Negli incontri che avverranno nel negoziato, si impegnano ad utilizzare una comunicazione efficace basata sull’ascolto, ciascuno del punto di vista dell’altro, senza interrompersi e utilizzando un linguaggio rispettoso;
Si impegnano, partendo dalle loro richieste iniziali, ad andare oltre le stesse, esplorando i rispettivi interessi e bisogni;
Si impegnano a trovare un accordo economico che tuteli il futuro di entrambe;
A tal fine, si impegnano ad effettuare e redigere per iscritto, ciascuno per proprio conto, un brainstorming per creare molteplici scenari futuri per la trattazione dei principali punti della separazione consensuale (destinazione casa coniugale, assegno di mantenimento, divisione delle cose comuni ecc.). Come si conviene ad ogni brainstorming, la cui regola è: prima si crea, poi si decide, la sostenibilità degli scenari individuati sarà effettuata in plenaria in un momento successivo, che coinciderà con l’incontro con i rispettivi legali alla fine del mese di…

Nell’ulteriore allegato, si trova invece una convenzione di negoziazione assistita costruita prendendo in considerazione solo i contenuti richiesti dalla legge.

A cura di S. Pappalardo